第4课: 工作流规则

在本节中，我们将深入了解 Steedos 中的自动化功能，如何利用工作流规则来自动执行任务。我们将通过一个实际的案例——创建一个工作流规则，该规则在任务（例如，Todos 对象）被创建、修改或删除时向指派人（Assignees）发送提醒。

目标

• 理解工作流规则的基本概念和应用。
• 学习如何在 Steedos 中创建和管理工作流规则。
• 掌握使用工作流规则自动化任务通知的技巧。

工作流规则简介

工作流规则是 Steedos 中一个强大的自动化工具，允许用户根据特定条件自动执行预定义的动作。这些规则是提高效率、确保数据一致性和自动化重复任务的关键。

• 定义: 工作流规则是基于一系列条件的业务逻辑，当这些条件满足时，会触发一或多个动作，如更新字段、发送邮件、创建任务等。
• 重要性: 它们极大地简化了日常任务，减少了手动处理的需要，同时确保业务过程的准确性和一致性。

功能

• 自动化任务: 自动执行常见的业务任务，如数据更新、记录创建和发送通知。
• 条件触发: 可以基于记录字段的变更、特定日期或甚至公式的结果来触发。
• 动作执行: 执行各种动作，包括发送电子邮件通知、更新记录的字段或创建新的记录。

工作流规则与触发器的比较

• 工作流规则 相对简单，适用于直接的条件动作模型。
• 触发器 适用于需要编码实现的复杂业务逻辑。

应用场景

• 数据管理: 如自动更新记录的状态或字段。
• 通知和提醒: 如任务截止前自动发送提醒邮件给相关人员。
• 业务规则执行: 如基于特定条件自动分配任务或资源。

工作流规则是 Steedos 中实现自动化的基石，适用于各种业务场景，从简单的数据更新到复杂的业务逻辑处理。了解和掌握工作流规则对于有效使用 Steedos 平台至关重要。

创建工作流规则的步骤

• 选择对象并开始创建规则
• 定义触发条件
• 设置动作（如发送邮件、创建任务等）

案例实操：新任务提醒工作流规则

场景描述:

当 Todos 对象的任务被创建、修改时，需要向任务的指派人(Assignees)发送提醒。

1. 进入 设置:

   • 从 Steedos 主界面进入 设置 区域。
   • 创建 Todos 对象

2. 创建新的工作流规则:

   • 在 工作流规则 部分，选择 新建。
   • 选择 Todos 对象。

3. 设置规则条件:

   • 规则名称：例如 Todo Assignment Notification。
   • API Name: 例如：todo_asssignment_notification。
   • 评估条件：选择 新建时，和每次编辑时，来确保每次编辑时都会评估条件。
   • 规则条件：使用公式 TRUE，表示任何创建或编辑操作都会触发规则。

4. 添加消息提醒动作:

   • 选中 消息提醒，点击 新建，创建一个新的消息提醒。
   • API 名称: 例如：todo_asssignment_notification。
   • 显示名称：例如 Todo Assignment Notification。
   • 选择对象为Todos。
   • 设置通知标题公式："您有新任务"
   • 设置通知正文公式：name
   • 选择分配的用户，点击 指定对象上的用户字段，选择 Assignees 字段作为消息接收人。

5. 保存并激活规则:

   • 在工作流规则即时操作中，选择刚刚创建的消息提醒
   • 选择启用工作流规则
   • 确认设置后保存。

6. 测试规则:

   • 在测试环境中测试创建和修改 Todos 记录时消息是否正确发送。

案例实操：任务到期提醒工作流规则

场景描述:

所有待办任务，在任务到期日之前三天发送提醒给任务处理人。

1. 进入 设置:

   • 从 Steedos 主界面进入 设置 区域。
   • 创建 Todos 对象
   • 创建字段 due_date（截止日期） 和 is_done（已完成）。

2. 创建新的工作流规则:

   • 在 工作流规则 部分，选择 新建。
   • 选择 Todos 对象。

3. 设置规则条件:

   • 规则名称：例如 Todo Due Date Notification。
   • API Name: 例如：todo_due_date_notification。
   • 评估条件：选择 新建时，和编辑数据导致条件成立时。

4. 添加消息提醒动作:

   • 选中 消息提醒，点击 新建，创建一个新的消息提醒。
   • API 名称: 例如：todo_due_date_notification。
   • 显示名称：例如 Todo Due Date Notification。
   • 选择对象为Todos。
   • 设置通知标题公式："您的任务还有三天到期"
   • 设置通知正文公式：name
   • 选择分配的用户，点击 指定对象上的用户字段，选择 Assignees 字段作为消息接收人。

5. 创建依赖于时间的工作流操作:

   • 过滤条件：设置规则的条件来检测任务是否未完成且接近截止日期。假设 is_done 字段用来表示任务是否完成，你可以使用类似以下的条件公式：

   ['is_done__c', '!=', true]

   • 新增时间触发器
     • 数值：3
     • 单位：天
     • 类型：早于
     • 字段：Due Date
     • 工作流操作：选择刚刚创建的消息提醒：Todo Due Date Notification
   • 选择启用工作流规则
   • 确认设置后保存。

6. 测试规则:

   • 在测试环境中测试创建和修改 Todos 记录时消息是否正确发送。

结语

通过本节课程，你将能够理解和应用 Steedos 中的工作流规则，以提高业务流程的自动化和效率。记得实际操作是最好的学习方式，因此强烈推荐在沙盒环境中实践本节课程内容。

课后练习

• 在开发环境中创建一个新的 Todos 任务，并观察是否收到了预期的邮件提醒。
• 尝试修改工作流规则，加入新的条件，例如只在指派人不等于自己时，才触发提醒。